e-Box pour experts-comptables : mandats et dossiers clients

La réalité d’un cabinet comptable

Un expert-comptable ou un cabinet comptable ne gère pas un seul dossier, mais des dizaines voire des centaines. Chaque client est une entreprise, et chaque entreprise possède exactement une seule e-Box Enterprise : la boîte aux lettres sécurisée dans laquelle les autorités déposent leur communication officielle. C’est écrit noir sur blanc sur le site d’e-Box Enterprise lui-même : une entreprise n’en a qu’une, même si elle peut avoir plusieurs utilisateurs.

Pour votre cabinet, cela signifie ceci : pas de vue d’ensemble centralisée, mais autant de boîtes aux lettres distinctes que de clients. La question n’est pas de savoir si du courrier important s’y trouve, mais comment le suivre à grande échelle sans devoir vous connecter et vous déconnecter des dizaines de fois par jour.

Ce qu’un mandat couvre pour votre cabinet

Le SPF Finances dispose d’un système de mandats élaboré pour Tax-on-web, MyMinfin, Biztax et Intervat. Le mandat n’y est pas attribué à un collaborateur individuel, mais à l’entreprise : “le client donne toujours mandat à l’entreprise, peu importe qui est le gérant”, indique littéralement la FAQ du SPF Finances. Les collaborateurs de votre cabinet ont par ailleurs besoin d’un rôle dans le système de gestion des rôles eGov, avec un rôle distinct par action : preneur de mandat pour conclure un mandat, exécutant de mandat pour l’utiliser concrètement dans un e-service donné. En cas de fusion ou de reprise du cabinet, tous les mandats peuvent être transférés en une seule opération via la fonction “Transfert de mandats”. Ce système a donc bel et bien été conçu en pensant à un cabinet gérant des centaines de dossiers.

Ce qu’un mandat ne règle pas : e-Box Enterprise

Pour e-Box Enterprise lui-même, ce système de mandats n’existe pas. CSAM, qui gère les mandats du SPF Finances, énumère trois catégories : mandats fiscaux, mandats soins de santé et mandats autorité flamande. e-Box Enterprise n’en fait pas partie.

L’accès à l’e-Box d’un client passe par un autre mécanisme : le représentant légal de l’entreprise désigne un gestionnaire d’accès principal, qui ajoute à son tour des utilisateurs. Selon la FAQ d’e-Box Enterprise elle-même, seuls ce gestionnaire d’accès principal ou un gestionnaire d’accès peuvent octroyer l’accès : “en tant qu’utilisateur, vous ne pouvez pas donner accès à d’autres personnes.” Pour obtenir l’accès en tant que cabinet, vous devez donc chaque fois le demander au client lui-même, par entreprise, et le client doit vous enregistrer au préalable avec la qualité adéquate pour que cet accès fonctionne effectivement.

Plus important encore : cet accès est par défaut tout ou rien. Tant que le client n’a pas mis en place de partitions, toute personne ayant accès voit l’intégralité du contenu de l’e-Box, pas seulement les messages qui vous concernent. La FAQ elle-même le formule ainsi : la personne qui reçoit l’accès “doit être fiable car elle a accès à l’intégralité du contenu de l’e-Box.” Pour un cabinet qui sert des centaines de clients, c’est un véritable point d’attention, pas un simple détail technique.

Pourquoi contrôler dossier par dossier à la main ne tient pas la charge

Faites le calcul. Une e-Box par client, pas de connexion combinée entre entreprises (vous devez vous déconnecter et vous reconnecter pour passer d’une e-Box à l’autre), un accès qui ne suit pas automatiquement un mandat mais doit être organisé et entretenu séparément, par client. Avec cent clients, cela fait cent connexions, cent vérifications pour voir si du nouveau est arrivé, et cent dépendances envers un gestionnaire d’accès chez le client qui tient sa gestion des droits en ordre. Qui saute cette étape faute de temps ne rate pas quelque chose de temps en temps par hasard, mais de façon systématique.

À qui la faute en cas de message manqué : client ou expert-comptable ?

C’est là que le bât blesse. Pour les mandats fiscaux, les rôles sont clairement définis : le client mandate, votre cabinet exécute dans les limites de ce mandat. Pour e-Box Enterprise, c’est plus flou : pas de mandat formel, mais souvent l’attente du client que “le comptable garde quand même un œil là-dessus” dès qu’un accès a été accordé. Ce n’est pas une conclusion juridique, mais un risque pratique qui grandit à mesure que les clients attendent de leur cabinet plus que ce qu’un droit d’accès sur papier ne couvre réellement. Ce que coûte un message manqué dans la pratique et qui en porte la responsabilité, vous le lisez dans Message e-Box manqué : amende, que faire ?.

Comment le transfert centralisé change ce travail

Le cœur du problème n’est pas d’obtenir l’accès, cela finit généralement par se faire. C’est de devoir vérifier cent fois si quelque chose est arrivé. Le transfert automatique inverse cet ordre : les messages provenant de l’e-Box de chaque client arrivent directement dans la boîte mail déjà utilisée pour ce dossier, le même endroit où se trouve déjà le reste de la correspondance avec ce client. Plus de portail séparé à se rappeler d’ouvrir, plus de connexion distincte par entreprise. Le lien reste proche du dossier auquel il appartient, au lieu de rester dans un système isolé que vous devez continuer à contrôler vous-même.

Vous voulez voir comment cela fonctionne pour votre cabinet, avec des dizaines ou des centaines de dossiers clients à la fois ? Easy-Ebox récupère automatiquement e-Box Enterprise et MyMinfin et transfère vers la boîte mail que vous utilisez déjà.